貸し会議室を利用するなら、オプションもチェックしてみると便利なものがあるかも

貸し会議室を選ぶ際には、オプションにも注目してみてください。便利な備品を貸し出してくれるところや、会議やイベントを円滑にすすめるためのサポートが充実しているところがあります。

■会議で使える便利なもの
会議室と一緒に借りることができる備品があります。備品を借りるには別途使用がかかることもありますが、便利なものもあるのでチェックしておくことをおすすめします。マイクセットやプロジェクター、スクリーン、DVDデッキ、差し棒やレーザーポイントなど会議で使用する基本的なものはほとんど借りることができます。

インターネットの回線が配備されていない会議室もあります。使用する場合は、回線の有無をきちんと確認してから部屋を借りるようにしてください。器機が動かなくなってしまうなど、トラブルもつきものですので、自分たちのスタッフに詳しい人がいない場合は、サポートスタッフがすぐに駆け付けてくれる会議室を選ぶといいですよ。

■用途に合わせたオプションを
会議やイベントの規模や内容、集まる人の人数によって、部屋の大きさやレイアウトを選択するようにしましょう。部屋の大きさだけでなく、机や椅子の種類、配置の仕方なども選ぶことができます。

会食がある場合には、料理や給紙係の手配もオプションでつけられるところがあります。会議室の利用が長時間または長期にわたって必要な場合は、宿泊施設の手配までしてくれるところもあります。会議やイベントのサポート体勢に関しても、内容に応じて相談してみてください。

■スペースを借りられるだけじゃない
貸し会議室は、スペースを提供するだけでなく、会議やイベントが満足に行われるようサポートを行ってくれます。オプションをチェックして、用途に合わせて上手に利用してください。

初めて貸し会議室を利用する際に、知っておくと便利なこと

初めて貸し会議室を利用したい場合、どのように探したら良いかや、どんな部屋があるかなど分からないことがたくさんありますね。初めて利用する場合に、知っておくと便利な事を紹介します。

■使い勝手の良さを重視する
アクセスのしやすさや場所のわかりやすさは重要なポイントです。遠方から来る人がいたり、大勢集まったりする場合にはとくに、交通の便を考えて場所を選びましょう。参加者が多い場合にはエレベーターだけでなく、階段も利用できると混雑が回避できます。

女性の参加者が多い場合にはトイレが混雑します。トイレや洗面台の数、清潔感もチェックした方がいいでしょう。インターネットやパソコン、プロジェクターなどの使用を考えている場合には、設備が整っているかどうか確認する必要があります。器機を使用するための設備が整っていない会議室もあるので注意が必要です。

逆に、必要な機器の貸し出しを行ってくれるところもあります。

■コンシェルジュサービスを利用すると便利
コンシェルジュは、使用目的や要望などに合わせた貸し会議室を探し、手配してくれます。利用者から料金をとらないコンシェルジュが多いので、気軽に利用することができます。どのように会議室を探したらいいか分からない場合や、時間がない場合は相談してみてください。

普段は自分で会議室を手配している人からも、コンシェルジュを利用した方が会議やイベントをスムーズに、満足に行えたという声が多いです。

■具体的なイメージを持つことが大切
当日の流れを意識して、集まった人をどのように誘導し、会議やイベントをどのように進めていくかなど、具体的なイメージを持ちながら準備をするといいです。想定されるトラブルに関しても、対策をしておきましょう。

貸し会議室の利用はストレスを発散させる効果がある

貸し会議室を利用するためには、公共機関などを利用し会場まで移動する必要があります。会社に篭ってばかりいると、確実に大きなストレスが長時間に渡りのし掛かります。しかし貸し会議室のある施設まで移動するという行動が、ストレス自体を減らしたりする効果があります。

■動く景色がストレスを緩和してくれる
通い慣れた会社の動かないお馴染みの景色を見ていると、息抜きができずストレスが大きくのしかかってきます。このストレスは作業効率はもちろん、思考回路の働きの低下にもつながってしまいます。このような環境は悪循環を生み出すだけで、何もプラスになる効果を生み出してくれません。

同じ場所に同じ姿勢でいる事は、気づかないうちに計り知れない精神的なストレスを生み出している事を理解する必要があります。会社側は社員のストレスが軽減するように配慮し、環境を整えていく必要性があります。その環境を整えるという行動の中で一番手軽にできるのが、社外で会議を開くという方法です。

貸し会議室の場所に行くまでに目にする景色は、気分転換にもつながりストレスの軽減へとつながります。ストレスが軽減した状態で会議に臨むようになる事で、思考回路も正常に働き効率よく色々なアイデアを生み出す事が可能になります。会社側は意図的に社員を社外に導き、気分転換をさせる事に配慮する事が名案を生み出すきっかけになる事を把握する必要があります。

会社の未来は会社で働く社員の力量に大きく影響を受け、その力量を伸ばし最大限引き出す環境を提供する義務があります。全ての環境を一緒に改善する事は難しいので、できる範囲から行うようにしましょう。その第一歩が社外での定期的な会議の開催になり、貸し会議室はこれを手軽に実現できる施設だと言えます。

イベントを開催するなら、場所は貸し会議室を利用すると便利

貸し会議室の利用方法は、会議だけに限りません。セレモニーやパーティ、ギャラリーなど、様々なことに使われています。イベントを行う際には、貸し会議室も会場の候補として検討してみて下さい。

■多目的に利用できる
貸し会議室は、会議に限らず様々な事に利用できます。会社で利用する場合には、セミナーや研修会、入社式や記念式典、会社説明会など、小さな集まりから大勢の集まりまで幅広い用途に合わせて、会場を選択できます。ステージやマイクの使用も可能であり、会食ができる会場もあります。

大きなところだと、装花の手配や会場の飾りつけまでやってくれたり、ピアノの貸し出し等も行ってくれたりします。

■コストを抑えて便利さアップ
利用目的や部屋の規模、オプションの有無などによって費用は異なりますが、イベントを行う際に、ホテルなど専門の会場を借りて行うよりもコストが抑えられることが多いです。貸し会議室の場合、規模が大きいところであるほど、アクセスが便利になりますし、サポート体勢も充実しています。

大人数を呼んで開催することになるのなら、便利さも増すのではないでしょうか。

■貸し会議室の探し方
インターネットで探すのが便利です。用途や規模、場所などを考慮して条件のいい会議室やイベントホールを効率よく見つけることができます。会議室を所有している会社に直接問い合わせることもできますが、条件に合う会場を探してくれるコンシェルジュに相談をしてみるのも便利な方法です。

利用者に料金の負担がかからないところが多いですし、会場探しからイベントを終えるまで、しっかりとサポートをしてくれるので安心です。

■会場に困ったら貸し会議室がいいかも
会議だけでなく、色々なことに利用できるので、会場に困ったら、貸し会議室の利用も検討してみて下さい。