初めて貸し会議室を利用する際に、知っておくと便利なこと

初めて貸し会議室を利用したい場合、どのように探したら良いかや、どんな部屋があるかなど分からないことがたくさんありますね。初めて利用する場合に、知っておくと便利な事を紹介します。

■使い勝手の良さを重視する
アクセスのしやすさや場所のわかりやすさは重要なポイントです。遠方から来る人がいたり、大勢集まったりする場合にはとくに、交通の便を考えて場所を選びましょう。参加者が多い場合にはエレベーターだけでなく、階段も利用できると混雑が回避できます。

女性の参加者が多い場合にはトイレが混雑します。トイレや洗面台の数、清潔感もチェックした方がいいでしょう。インターネットやパソコン、プロジェクターなどの使用を考えている場合には、設備が整っているかどうか確認する必要があります。器機を使用するための設備が整っていない会議室もあるので注意が必要です。

逆に、必要な機器の貸し出しを行ってくれるところもあります。

■コンシェルジュサービスを利用すると便利
コンシェルジュは、使用目的や要望などに合わせた貸し会議室を探し、手配してくれます。利用者から料金をとらないコンシェルジュが多いので、気軽に利用することができます。どのように会議室を探したらいいか分からない場合や、時間がない場合は相談してみてください。

普段は自分で会議室を手配している人からも、コンシェルジュを利用した方が会議やイベントをスムーズに、満足に行えたという声が多いです。

■具体的なイメージを持つことが大切
当日の流れを意識して、集まった人をどのように誘導し、会議やイベントをどのように進めていくかなど、具体的なイメージを持ちながら準備をするといいです。想定されるトラブルに関しても、対策をしておきましょう。