貸し会議室を利用する際に、知っておくと便利な4つのこと

貸し会議室の需要は年々高まってきています。借りる側も、自社でスペースを設けるより費用を抑えることができますし、貸す側も利益になるので、貸し会議室の存在は双方にとって得なものになります。貸し会議室を利用したいと考えている人へ、知っていると便利なことをご紹介します。

■オプションをチェックしよう
スペースを借りられるだけでなく、貸し会議室には様々なオプションがあることをご存知ですか。どこを借りるかを選ぶ際に、部屋の広さや形だけでなく、どんなオプションがあるかをチェックしておくと、役に立つものがあるかもしれません。机や椅子は形や素材など種類を選べるところがあります。

マイクやスピーカー、ホワイトボード、プロジェクターなどの貸し出しもあります。ネット回線の有無は特に確認しておいた方がいいでしょう。器材を使う場合は、トラブルが起こった際に、プロフェッショナルな人に駆けつけてもらえると安心です。

食事の準備や給紙係の手配まで行ってくれることがあります。

■コンシェルジュサービスを利用すると便利
はじめて貸し会議室を利用するときはとくに、分からないことが多いですよね。そんな時はコンシェルジュサービスが便利です。どんな目的でどんな風に部屋を使いたいかを伝えると、会議室の予約や器材準備など、スペースを探すところから会議の手伝いまで、色々なサポートを行ってくれます。

貸し会議室を利用する際に、知っておくと便利な4つのこと

大切な取引相手との打ち合わせや重役会議など、絶対に失敗できないような会議をするときには、大変心強いサポートです。

外部資料★東京の貸し会議室 http://solacity.jp/

■コストダウンの方法
会議室を常に会社で確保しておくのは、維持費がかかります。来客が少ないなど、会議室の利用頻度が少ない場合には、貸し会議室を利用する方が断然コストが下がります。貸し会議室を利用する際にも、いくつか工夫することでコストを大幅に下げることができます。

忙繁期やアクセスが便利な会議室は値段が上がります。早めの予約をしたり、必要性に合わせて時期や場所を選ぶとコストを抑えることができます。複数の部屋を借りる場合に割引が効くことがあります。午前中は利用者が少ない傾向があるので、値段が比較的低めに設定されています。

また、長期にわたってスペースを借りる場合にも、割引される場合が多いです。

■会議だけでない、様々な使い道がある
貸し会議室は、会議をするためでなく、様々な用途に使用されています。話し合いという意味では、大学生がゼミなどで使用したり、自宅をオフィスにしているフリーランスの人が、クライアントと話したりするために利用することもあります。セミナーやレッスンなどでも利用されます。

研修や説明会だけでなく、場所によっては楽器や歌の発表会やミニコンサートができるところもあります。食事をすることができれば、パーティや懇親会にも使われます。婚活パーティの会場に使用されることもあります。部屋は借りる前の状態に戻せれば問題ないので、装飾やアレンジを加えて展示会やギャラリーに使用することもできます。

ギャラリーなどは専門の施設を借りるより、貸し会議室をアレンジしてつくった方が費用をかなり抑えることができます。

■貸し会議室を利用すると便利
貸し会議室は、借りる側も貸す側も双方にとってメリットになります。無理に会議室スペースをずっと確保しておくよりも、貸し会議室を利用した方がお得です。会議をする以外にも、便利な利用方法がたくさんあります。会議室のタイプやどのようなオプションがあるのかなどをチェックして、イベントなどにも役立ててください。